Datenschutz im Bewerbungsverfahren

Der Schutz und vertrauensvolle Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten genießt während des Bewerbungsprozesses für uns, Arbeiterwohlfahrt Kreisverband Frankfurt am Main e.V., und für die in unserem Auftrag handelnde Firma BITE GmbH, mit der wir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung  geschlossen haben, einen hohen Stellenwert. Im Folgenden erläutern wir, welche Daten wir während des Bewerbungsverfahrens erfassen und wie diese weiterverarbeitet werden. Daneben beinhaltet diese Zusammenstellung weitere Datenschutzinformationen zu sog. Betroffenenrechten gemäß den Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung. Hinsichtlich weiterer Informationen über die Speicherung von Angaben bei Besuch unserer Websites, insbesondere bezüglich technischer Nutzungsdaten, verweisen wir auf unsere allgemeine Datenschutzerklärung.

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Personalauswahlverfahren.

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO

Verfahrensverantwortlich für die Verarbeitung ist

Arbeiterwohlfahrt Kreisverband Frankfurt am Main e.V.
Steffen Krollmann (Vorstandsvorsitzender)
Henschelstraße 11
60314 Frankfurt am Main
Tel.: 069/298901-0
E-Mail: info@awo-frankfurt.de

 

3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Kanzlei Krüger
Rechtsanwältin Edith Krüger
Bahnhofstraße 46
65185 Wiesbaden
Tel.: 0611 23601760
E-Mail: datenschutz@awo-frankfurt.de

 

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten

Ihre Daten werden für das Personalauswahlverfahren benötigt. Unterstützend wird hierbei eine Bewerbermanagementsoftware eingesetzt, wobei jedoch Entscheidungen nicht ausschließlich auf automatisierte Grundlagen gestützt werden. Konkret speichern wir zunächst die uns zur Verfügung gestellten Daten. Auf Basis dieser Angaben wird geprüft, ob eine Einladung zum Vorstellungsgespräch als Teil des Auswahlverfahrens in Betracht kommt.  Bei grundsätzlicher Eignung erheben wir weitere personenbezogene Daten, die für die Auswahlentscheidung wesentlich sind. Kommen Sie für eine Einstellung in Betracht, informieren wir Sie über diese weiter zu erhebenden Angaben.

Ihre personenbezogenen Daten werden auf folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet:

  • Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. b) DSGVO (Anbahnung eines Vertrags- bzw. Dienstverhältnisses) i. V. m. Art. 9 Abs. 2 Buchst. b) und h) DSGVO, Art. 8 Abs. 1  (Bedingungen für die Einwilligung eines Kindes in Bezug auf Dienste der Informationsgesellschaft)
  • Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. a, Art. 7 DSGVO (freiwillige Einwilligung)
  • Art. 88 DSGVO (Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext) in Verbindung mit § 26 Abs. 1 bis 3 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

5. Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

  • Vor- und Familienname,
  • Geburtsname, -datum und –ort,
  • Staatsangehörigkeit
  • Kontaktdaten (Anschrift, Tel.Nr., E-Mail-Adresse, soweit – freiwillig - angegeben)
  • Angaben über familiäre Verhältnisse (Familienstand, Ehepartner/in, Kinder)
  • Lichtbild
  • schulischer, akademischer und beruflicher Werdegang inkl. Qualifikationsnachweise, Arbeits- und Abschlusszeugnisse
  • weitere im Verlauf des Auswahlverfahrens zu erhebende Angaben (s. Ziff. 4)

6. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden in dem zur Durchführung des Personalauswahlverfahrens erforderlichen Umfang weitergegeben an:

  • verwaltungsinterne Abteilungen bzw. Personen, soweit diese mit der Einstellung zu befassen sind
  • Personalvertretung (Betriebsrat), Schwerbehindertenvertretung, soweit entsprechende Beteiligungsrechte bestehen
  • die mit der Anwendung der Bewerbungsmanagementsoftware befasste Fa. BITE GmbH, Magirus-Deutz-Str. 16, 89077 Ulm, Tel.: 0731/14 11 50-0, E-Mail: info@b-ite·de.

Weitere Datenübermittlungen – auch an Dritte für Werbezwecke - finden nicht statt.

7. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

(= außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes)

Ihre Angaben werden nicht an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt.

8. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

  • Ihre im Rahmen des Personalauswahlverfahrens gewonnenen personenbezogenen Daten speichern wir mindestens für sechs Monate.
  • Im Falle nicht erfolgreicher Bewerbung oder bei deren Rücknahme vernichten bzw. löschen wir die von Ihnen übermittelten Daten ebenso nach Ablauf von sechs Monaten nach Absage. Die Aufbewahrung bzw. Speicherung der Angaben ist im Rahmen vorgenannter Fristen für den Fall etwaiger Klagen erforderlich.

Sofern Sie Ihre Einwilligung in die Aufnahme in einen Bewerberpool geben, speichern wir Ihre Daten maximal für 12 Monate].

Bei einer Einstellung werden Sie gesondert über die dann geltenden Regelungen zum Umgang mit Ihren Personaldaten informiert (s. Ziff. 4).

9. Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17, 18 DSGVO). Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch u. a. dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO). Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung betreffender personenbezogener Daten durch uns jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre vorgenannten Daten nicht mehr. Mit der Nutzung unseres Online-Bewerbungssystems und dem Absenden Ihrer Bewerbung willigen Sie freiwillig in die Speicherung und weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein.In diesem Fall sind Sie berechtigt, diese Einwilligung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen.

Bis zum Zeitpunkt des Widerrufs vorgenommene Verarbeitungen bleiben dabei in ihrer Rechtmäßigkeit erhalten (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Ferner steht Ihnen bei Erteilung der Einwilligung oder bei Vorliegen eines Vertrages zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten mithilfe automatisierter Verfahren gegebenenfalls ein Recht auf Übertragung der Daten an Sie oder an einen anderen datenschutzrechtlich Verantwortlichen zu (Art. 20 DSGVO). Soweit Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Prof.Dr. Alexander Roßnagel
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen·de
Tel.: 0611 / 1408-0

 

10. Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Die Angabe der o.g. Daten ist für die Bewerbung und den möglichen Abschluss eines Arbeitsvertrags erforderlich.